Was ist ein Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte (kurz: DSB) ist eine natürliche Person oder ein Unternehmen, bestellt durch ein Unternehmen oder eine öffentliche Stelle, um die Einhaltung des Datenschutzes zu überwachen und sicher zu stellen.
Der Datenschutzbeauftragte kann als interner betrieblicher oder externer Dienstleister benannt werden.
Intern oder betrieblich wird ein Mitarbeiter nach externer Schulung als DSB benannt. Dieser übernimmt dann zu seinen normalen Aufgaben auch die Tätigkeiten des Datenschutzbeauftrgaten.
Der externe DSB übt seine Tätigkeiten unabhängig vom Mitarbeiterstamm aus.
Datenschutzbeauftragter - Aufgaben, Tätigkeiten, Wissenswertes
Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten gemäß DSGVO
- Aufklärung über bestehende datenschutzrechtliche Pflichten im Unternehmen und Überwachung der Einhaltung.
- Erster Ansprechpartner bei Anfragen von Behörden und Betroffenen.
- Erstellung und Führung des Verarbeitungsverzeichnisses (früher Verfahrensverzeichnis).
- Unterstützung (Hilfe / Beratung) bei Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DFA) nach Art. 35 DSGVO.
- Ansprechpartner für Geschäftsführung und Mitarbeiter bei allen Fragen im Umgang mit persönlichen Daten (Nutzer- und Kundendaten).
Ab wann wird die Benennung eines Datenschutzbeauftragten zur Pflicht?
Zahlreiche Unternehmen sind bereits jetzt zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.
Mit Inkrafttreten der DSGVO (25. Mai 2018) erweitert sich der Kreis der Unternehmen, welche einen Datenschutzbeauftragten benötigen, deutlich.
Hier muss jedes Unternehmen selbst abklären, ob die Pflicht zur Benennung eines DSB (sei es intern oder extern) besteht.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?
Grundsätzlich ist das Thema "DSGVO und Datenschutzbeauftragter" für alle Unternehmen relevant, die mit personenbezogenen Nutzer- und/oder Kundendaten arbeiten.
Hier spielt die Verarbeitung der Daten (online oder offline) keine Rolle. Die Datenschutzgrundverordnung gilt nämlich sowohl in der "realen Welt" als auch im Internet.
Ist die freiwillige Benennung eines Datenschutzbeauftragten notwendig?
Gemäß DSGVO kann und sollte ein Datenschutzbeauftragter auch freiwillig oder in Zweifelsfällen benannt werden.
Gerade viele kleinere Unternehmer sind mit den zahlreichen Pflichten zur Dokumentation, Auskunft und Nachweis überfordert. Hier bleibt oftmals nur die Wahl eines Fachanwaltes oder eines Datenschutzbeauftragten, um ein Unternehmen DSGVO-konform abzusichern.
Was ist die "Benennung" eines Datenschutzbeauftragten?
Seit Inkrafttreten der DSGVO wird der Datenschutzbeauftragte nicht mehr bestellt sondern benannt. Diese "Benennung" eines Datenschutzbeauftragten muss außerdem nicht mehr schriftlich erfolgen. Eine schriftliche Verwendung bestehender Muster ist somit nicht mehr notwendig. Generell sollte man dies aber - zur eigenen Dokumentation und zur Erfüllung der Nachweispflicht - schriftlich verfassen.
Die Qual der Wahl - Externer oder betrieblicher Datenschutzbeauftragter?
Gemäß DSGVO kann ein Datenschutzbeauftragter sowohl extern als auch betriebsintern benannt werden.
In beiden Fällen muss darauf geachtet werden, dass
- der benannte Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation verfügt und
- keine Interessenkonflikte bestehen.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
- Keine Haftungsbeschränkung wie beim internen Datenschutzbeauftragten
- Keine Zusatzversicherung erforderlich
- Keine Erst-Ausbildung notwendig
- Keine Kosten für stetige Fortbildung
- Kürzere Kündbarkeit im Gegensatz zum internen Datenschutzbeauftragten
- Keine Einschränkung der betrieblichen Abläufe. Ein interner Datenschutzbeauftragter hat hingegen auch noch andere Tätigkeiten und Aufgaben zu erfüllen
- Weniger Kosten- und Aufwand, ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen